El Equipo de Trabajo

El equipo se refiere a un conjunto de personas interrelacionadas que se van a organizar para llevar a cabo una determinada tarea, mientras que el grupo se refiere a ese conjunto de personas sin considerar la tarea para la que han formado un conjunto, considerándolo en su totalidad.

Cuando se habla del trabajo en equipo se habla de muchas cosas a la vez, hay quien entiende de la misma manera equipo que grupo, quien cree que un conjunto de personas ya se constituye en un equipo. Sin embargo se trata de conceptos diferentes

La primera diferencia entre equipo y grupo la encontramos en las definiciones que da el Diccionario:

Equipo: Grupo de personas organizadas para un servicio, deporte, etc.
Grupo: Pluralidad de seres o cosas que forman un conjunto.

El equipo se refiere a un conjunto de personas interrelacionadas que se van a organizar para llevar a cabo una determinada tarea, mientras que el grupo se refiere a ese conjunto de personas sin considerar la tarea para la que han formado un conjunto, considerándolo en su totalidad.

Pero para que un conjunto de personas se convierta en un equipo necesita cumplir una serie de requisitos imprescindibles:

1. Aunque es cierto que no existe un número ideal en su composición es importante que los miembros reconozcan que se necesitan los unos a los otros y que sin esa necesidad que tienen los unos de los otros es improbable poder llevar a cabo los objetivos previstos. A esto se le llama sentido de interdependencia.

2. Además, es importante que el equipo tenga una identidad propia que le defina y le de coherencia, porque va a ser precisamente ese sentimiento de coherencia el que le va a identificar como equipo.

3. Como consecuencia de las características anteriores, en el equipo tiene que haber una interacción entre sus miembros (la interdependencia se materializa por medio de la interacción y ésta genera una identidad común que es el motor del equipo).

Como consecuencia de esa necesidad de interacción que hay en el equipo, que hemos llamado interdependencia, cada uno de sus miembros debe desempeñar un rol que le complemente con el resto del equipo. Esta es una característica que en el grupo no se da.

Esta afirmación hace que la realización adecuada de un rol determine el resultado final por la interdependencia existente entre ambos. Es decir, los roles en el equipo interactúan mientras que en el grupo, no. (Juan Carlos Cubeiro).

De esta manera, podemos dar una definición más concreta sobre equipos de trabajo: unidades compuestas por un número de personas indeterminado que se organizan para la realización de una determinada tarea y que están relacionadas entre sí, que como consecuencia de esa relación interactúan dentro del mismo equipo para alcanzar los objetivos que se han propuesto alcanzar, reconociendo que se necesitan las unas a las otras para dicho cumplimiento y reconociéndose con identidad propia como equipo. Además estas exigencias hacen que los roles de sus miembros se deban complementar.

Esto nos lleva a la conclusión de Novotec Consultores de que el trabajo en equipo es una filosofía inherente a la empresa y el equipo de trabajo es la materialización de esa filosofía, es decir, el trabajo en equipo es el conjunto de valores, actitudes o ideas que constituyen una cultura para la organización y el equipo de trabajo es el encargado de plasmar en la organización dicha cultura.

bibliografia

Tipos de Comunicacion y Etapas del Proceso

El proceso de la comunicación : Etapas

¿Crees que el proceso de comunicación finaliza cuando el receptor recibe el mensaje? ¿Cómo puede saber el emisor si la persona receptora ha recibido y entendido el mensaje?
Intenta transmitir un mensaje a una persona que tengas cercana. ¿Qué señales te proporciona a tu información para saber si le ha llegado el mensaje y te ha entendido?
Con sólo un sonrisa, la contestación verbal a tu mensaje, un movimiento de manos o brazos, tú ya puedes identificar si ha llegado tu mensaje.
Independientemente de cómo hayamos elegido comunicarnos con otras personas el proceso de siguir es el mismo, distinguiendose 6 etapas que pasamos a describir a continuación:

1. Coficación: comienza cuando la persona que emite un mensaje transforma en su mente las ideas o sentimiento que desea transmitir en palabras; por ejemplo, un persona quiere solicitar un cambio de turno y organiza mentalmente cómo va a explicar el motivo de dicha dificultad.
2. Emisión: se produce cuando las palabras que hemos pensado transmitir se convierten en sonidos, palabras escritas o signos, dirigidos a la persona receptora, el encargado de poersonal si siguimos con el ejemplo anterior.
3. Transmisión: ocurre en el momento que el mensaje es enviado hacia la persona receptora (bien a través del aire, bien a través de un documento de permiso, por teléfono).
4. Recepción: en esta fase la persona a la que va dirigida el mensaje lo oye, lo lee, etc.
5. Decodificación: la persona receptora interpleta el mensaje, utilizando el mismo código que usó el/la emisor/a, en esta fase se encontraría el receptor de nuestro ejemplo, el encargado de personal, cuando interplete la solicitud de permiso.
6. Retroalimentación o Feedback: ocurre cuando el receptor proporciona el emisor informacion sobre la reacción que ha producido el mensaje en él,en nuestro ejemplo sería la respuesta positiva o negativa a la solicitud del permiso.

Cuando no aparece ninguna señal de este tipo podemos decir que no se ha producido comunicación, tan sólo una transmisión de información.
Debemos transmitir feedback durante todo el proceso de comunicación, para dar a entender que nos estamos enterando del mensaje que nos envían.
En el ambito laboral podemos dar un feedback, poe ejemplo, para informar a otras personas sobre el desempeño que han tenido en una tarea o gestión realizada y con qué grado de eficacia.
El feedback que se da a través de los gestos, tonos de voz, expresiones y cualquier otra señal no verbal se trata de un feedback implícito. Según como sea dado este feedback, podría llegar a entenderse a la inversa, interpletando la mirada o una sonrisa, de forma negativa, o por una respuesta que recibimos con un tono de voz, a nuestro juicio, indeferente o molesto.
Por otro lado, el feedback que se da directamente a las personas que lo reciben la información clara a través del lenguaje verbal se denomina feedback explícito. Este tipo de feedback suele utilizarse para mejorar la conducta de alguien y esto se ha de hacer con la mayor naturalidd posible.
Para dar feedback hemos de estar dispuestos a escuchar los motivos o razonamientos del porqué de una eterminada actutud, con el fin de entender los comportamientos inadecuados y buscar alternativas a estos.
Por lo tanto, con el feedback podemos:

• Fomentar la comunicación entre las personas trabajadoras de un centro o empresa.
• Orientar a los miembros de la empresa cuando lo necesitan.

Para una empresa u organización, la comunicación es una actividad imprescindible, ya que ésta tiene la obligación de comunicarse continuamente con su público, entre trabajadores/as de los distintos departamentos que la componen...
Por tanto, distinguimos dos tipos de comunicación en función de si esta se realiza en el interior de la empresa u organización o se lleva a cabo con el exterior:

• La comunicación externa es la que se realiza entre la empresa y su entorno(clientes,proveedores,competencia).Los medios mediante los cuales se establecen esta comunicación son de tipo publicitario,promociones, a través de ponencias,congresos.
• En cuanto a la comunicación interna es la que establece diariamente entre las personas trabajadoras en un mismo centro de trabajo. La necesidad de comunicación interna se justifica al observar las ventajas que se derivan de ella, tanto para el centro como para las personas que trabajan en él.Permite mantener la coordinación entre las distintas partes que componen la empresa u organización. Podemos poner como ejemplos notas de departamentos, reuniones de trabajo, entrevistas, comunicados internos,circulares, tablón de anuncios,etc.

bibliografia

La Comunicacion en la Empresa

“LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA”

LA COMUNICACIÓN

bibliografia

CONCEPTO DE COMUNICACIÓN

Según Keith Davis: “Es el proceso de transmitir información y comprensión entre dos personas”. Es la manera de relacionarse con otras personas a través de datos, ideas, pensamientos y valores. Ésta une a las personas a partir de sentimientos y conocimiento.

1.2. COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia, que la gerencia también conozca el pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre sí.

En la empresa es bueno hacer llegar información a los trabajadores para que se sientan integrados y motivados en los distintos proyectos. La responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicación recae en los directivos.

“La mayoría de los conflictos que surgen en las empresas se deben a la falta de comunicación existente entre los diferentes niveles jerárquicos”

1.3 EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

David K. Berlo afirma que, al comunicarnos, tratamos de alcanzar objetivos relacionados con nuestra intención básica de influir en nuestro medio ambiente y en nosotros mismos; sin embargo, la comunicación puede ser invariablemente reducida al cumplimiento de un conjunto de conductas, a la transmisión o recepción de mensajes.

EMISOR

Es quien abre el proceso de la comunicación, es quien da a conocer el mensaje y lo emite. Los emisores son aquellas personas que pueden emitir mensajes para el beneficio de la comunicación interna de la compañía y para el progreso de la entidad.

Dentro del envío del mensaje existen:

• Desarrollo de una idea: Es la idea que el emisor desea transmitir. Es un paso importante del proceso porque si el mensaje no vale la pena, todos los demás pasos serían inútiles.

• Codificación: Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en palabras, gráficas u otros símbolos adecuados para dar a conocer el mensaje. El emisor escoge el código a fin de organizar las palabras y los símbolos en una forma que facilite el tipo de transmisión.

Existen cinco principios para precisar la codificación del mensaje:

Pertenencia: El mensaje debe tener contenido y significado, por lo tanto se seleccionan cuidadosamente las palabras, gráficas o los símbolos que lo componen.

Sencillez: Formular el mensaje lo más sencillo posible.

Organización: El mensaje debe disponerse en una serie de puntos que faciliten su comprensión. Concluir cada punto que se elabore.

Repetición: Los puntos principales del mensaje deben formularse al menos dos veces.

Enfoque: El mensaje debe ser claro, se debe prescindir de los detalles innecesarios.

• Transmisión: Una vez desarrollado y codificado el mensaje, se transmite por el método escogido: memorándum, una llamada telefónica o una grafica personal , etc. Este paso va ligado o relacionado con el elemento del canal.

MENSAJE

El mensaje es la idea que el emisor transmite al receptor. Este toma en cuenta tanto el contenido, que constituye la identidad que la empresa quiere transmitir. El mensaje según Berlo, son los productos del hombre, el resultado de sus esfuerzos para codificar, es decir, cifrar o poner en clave común sus ideas.

Los mensajes son la expresión de ideas (contenidos), puestas en determinada forma.

Aspectos que deben tenerse en cuenta cuando se elabora un mensaje:

Tener en mente al receptor.

Pensar el contenido con anticipación.

Ser breve.

Organizar el mensaje cuidadosamente: lo más importante debe ir al principio. Así el tema será mas claro.

CANALES

El canal es el medio por el cual se transmite el mensaje. Dentro de la empresa hay una infinidad da canales de comunicación, ya sean formales, informales, personales o lugares. El canal debe asegurar el flujo de la comunicación eficaz.

Los canales formales de comunicación son: boletines, posters, convocatorias, audiovisuales pedagógicos, ediciones internas de información, inserciones en el sobre de sueldo, correos electrónicos, etc.

Los canales informales de comunicación son: departamentos, secretarias, mensajeros, y estos mismos son emisores y receptores a la vez.

También existen canales básicos de la comunicación tales como las oficinas, auditorios, cafeterías, corredores, elevadores, etc. Y otros que están específicamente para procesos de comunicación como salas de juntas, círculos de calidad, etc.

RECEPTOR

El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el proceso de la comunicación mediante la recepción y aceptación del mensaje que se transmitió, y retroalimenta al emisor.

Recepción: La transmisión permite a otra persona recibir el mensaje. La iniciativa pasa a los receptores el mensaje, que se preparan para recibir el mensaje.

Decodificación: Es la traducción de mensajes a una versión comprensible para el receptor. El emisor quiere que el receptor comprenda el mensaje en la forma en que fue transmitido, pero es el receptor quien decide si ha comprendido o no el mensaje. Para esto es importante la atención que se le preste, ya sea al escucharlo, leerlo, etc.

Aceptación: Una vez que los receptores han recibido y decodificado el mensaje, tienen la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo. La aceptación depende de una decisión personal, él verá si acepta una parte o todo el mensaje.

Uso: El receptor hace uso de la información, efectuando las tareas, siguiendo las instrucciones o guardarla para el futuro u optar por otra alternativa.

RETROALIMENTACIÓN

Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la retroalimentación ha tenido lugar. Ésta completa el circuito de la comunicación, pues el mensaje fluye del emisor al receptor y de nuevo da cuenta a aquél.

Al no haber retroalimentación, esto puede deberse a que el mensaje no se recibió, no se comprendió o el receptor debe indagar la falta de retroalimentación.

CARACTERÍSTICAS DE LA RETROALIMENTACIÓN:

Útil : Para enriquecer la información del emisor.

Descriptiva: Para que sea eficaz.

Específica: De manera que indique la comprensión del mensaje.

Oportuna: En el lugar y contexto adecuados.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

El proceso de la comunicación funciona como un sistema abierto. Por lo tanto, la información está expuesta a sufrir ciertas alteraciones, las cuales llamaremos barreras.

Existen tres tipos de barreras, las cuales son:

• Barreras físicas: Interferencias, como suele suceder en conversaciones telefónicas.

• Ruido: Afecta directamente al canal del mensaje, lo cual la recepción va a ser afectada.
• Temperaturas extremas: Ésta afecta la capacidad de comprensión del mensaje.

• Barreras semánticas: Es cuando el mensaje se entiende de distintas formas.

• Mensaje emisor: “lo necesito lo más pronto posible”-
• Receptor 1: “inmediatamente”.
• Receptor 2 : “rápido, pero no es tan urgente”.

• Barreras afectivas: Son aquellas que ocurren cuando el emisor mezcla sentimientos, emociones, conductas, etc. en la transmisión del mensaje, lo cual afecta la recepción de la información.

Ejemplo: Un jefe debe dar una información a tres subordinados, con uno de ellos tiene mala relación humana, por lo cual el mensaje lo transmite de mala forma.

REDES DE COMUNICACIÓN

La circulación de información en la empresa se puede realizar de múltiples formas por las cuales debe fluir la información hasta llegar a sus destinatarios, lo que se denomina redes de comunicación.

En la empresa estas redes, permiten combinar las distintas direcciones que pueden tomar la información: ascendente, descendente y horizontal.

Estas redes pueden ser formales, establecidas por la empresa, e informales, surgidas espontáneamente entre los trabajadores.

REDES DE COMUNICACIÓN FORMAL:

Establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. Éstas respetan la jerarquía empresarial.

Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles, evitando así la insuficiencia de información, la cual sería fuente de rumores incontrolados.

TIPOS MÁS FRECUENTES DE REDES FORMALES.

Las redes en “cadena”, en “Y” y en “estrella” están enfocadas a la centralización de la información, siendo más eficaz. En cambio las restantes son más descentralizadas, pero aumentan el grado de satisfacción de los trabajadores al sentirse partícipe de las informaciones transmitidas.

REDES DE COMUNICACIÓN INFORMAL

Aquellas que nacen espontáneamente de las relaciones que establecen las personas por sus afinidades. El fin de esta red es satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes ayudan a los trabajadores a crecer y desenvolverse mejor en su entorno laboral. Representa un efecto positivo para la empresa, aunque a veces pueden tener efectos negativos que absorben en exceso el interés de los empleados.

Éstas sustituyen redes formales ineficientes y crea canales alternativos, siendo a veces más rápidos y eficaces que los formales.

Sirven para realizar actividades extralaborales, tales como: culturales, de ocio, deportivas que actúan como un factor integrador decisivo.

EFECTOS DE LAS REDES DE COMUNICACIÓN

Efectos Positivos: Aquí es donde surgen sentimientos de colaboración y solidaridad en la cual el trabajador se siente en un ambiente laboral agradable, es más eficiente, logrando así un beneficio positivo para la empresa.

Efectos Negativos: Son la interpretación subjetiva del emisor, quien informará desde su punto de vista o desde sus intereses personales.

• Extensión de rumores.
• Las difusiones de chismes contra la organización o contra alguno de sus miembros
• Es función del camino que recorre la información del EMISOR al RECEPTOR, la comunicación interna en la empresa presenta tres sentidos:

¿CÓMO OPERA LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA?

LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE.

Ésta es la más frecuente, ya que fluye hacia abajo en la estructura jerárquica de la empresa.

Algunos canales de comunicación ascendente son:

• Boletín o periódicos de empresa.
• Circulares.
• Manuales de empresa.
• Tablones de anuncio.
• Folletos de bienvenida.
• Entrevistas.
• Cursos de formación.